Que fique registrado

Publicado em 15/10/2019

O poder dos símbolos

Resolvemos escrever este post pois pode ser útil para outras entidades sem fins lucrativos que, assim como nós, desejam experimentar modelos alternativos de governança. Compartilharemos a trajetória para oficializar a AFA e registrar seu estatuto social, aproveitando para contar um pouco sobre nossa estrutura administrativa, pois este é o ponto que pode complicar.

Em nosso caso, já sabíamos que haveria resistência por parte do oficial de registro antes mesmo de celebrar a assembleia constituinte, pois embora o texto do estatuto da AFA seja simples e não contenha extravagâncias jurídicas, apresenta uma estrutura administrativa descentralizada, bem diferente do modelo convencional.

Em outras palavras, ao invés de estabelecer os costumeiros cargos de presidente, secretário, tesoureiro e seus respectivos vices para compor uma diretoria padrão, o documento estabelece um conselho diretor com responsabilidades compartilhadas em seu lugar.

Como esperado, o texto protocolado inicialmente foi considerado heterodoxo e alguns questionamentos nos foram encaminhados. Aqui vale um alerta: lembrem-se que cargos administrativos não são meras palavras, mas notórios símbolos de poder e a ausência deles irá chamar atenção invariavelmente.

Dialogando e aprendendo

Pode parecer que insistir em um texto fora dos padrões tenha sido preciosismo de nossa parte, mas entendemos que, assim como a escolha das palavras que compõem um texto lhe dão sentido, o uso de determinados símbolos lhe acrescenta significados.

Seria uma contradição muito grande se adotássemos uma estrutura hierárquica só para solucionar uma questão burocrática, pois praticamos exatamente o oposto em nosso dia-a-dia. Sendo assim, nossa maior preocupação foi manter a correspondência entre o texto estatutário e a realidade.

Seguros de nossa decisão e com apoio do time de advogados que nos dá suporte, juntamos toda a papelada exigida e nos encaminhamos ao CDT, Centro de Distribuição de Títulos, responsável por encaminhar nossa solicitação para um dos 10 cartórios de registro civil de pessoas jurídicas (RCPJ) existentes em São Paulo.

O prazo para análise da documentação é de 30 dias, mas recebemos a notificação com os comentários antecipadamente. Por falta de conhecimento sobre os trâmites, deixamos de economizar algum tempo nesta etapa, pois, devido à intermediação do CDT, os canais de comunicação direta com o cartório não são tão óbvios.

Queríamos conversar com o responsável por nosso processo para entender melhor quais preocupações motivaram os comentários, para que pudéssemos adequar o texto sem sacrificar as premissas iniciais.

Após alguma insistência buscando ajuda no CDT, entendemos que a melhor alternativa seria agendar uma audiência com a escrevente diretamente no 5º Oficial de Registro e este é o fator chave para obter a aprovação, pois permite esclarecimentos para ambas as partes.

Na audiência, pudemos explicar um pouco melhor nossas atividades e razões por termos optado pela horizontalidade administrativa. Também pudemos entender que a preocupação por trás dos comentários era de ordem prática, pois o texto não poderia deixar espaço para dúvidas sobre quem seria responsabilizado legalmente em caso de infrações.

Ficou acordado que manteríamos a estrutura proposta sem alterações, mas daríamos maior clareza sobre a vigência do mandato e detalharíamos melhor as responsabilidades do Conselho Diretor e de seus integrantes, representantes legais da AFA.

Tais acréscimos tornaram o texto mais robusto, mas não a ponto de engessar a operação. No final, consideramos a versão aprovada melhor do que a inicial e devemos agradecer à escrevente, que além de atenciosa e compreensiva, respeitou nossas peculiaridades e esclareceu didaticamente seus questionamentos, dos quais comentaremos os dois principais a seguir.

Hub de iniciativas

A AFA é uma somatória de grupos, iniciativas e projetos que possuem vida própria, mas que, uma vez reunidos, ampliam o alcance e resultados uns dos outros. De um modo geral, eles podem ser agrupados em quatro núcleos principais.

O Núcleo Ambiental reúne aqueles que atuam na preservação da biodiversidade, regeneração do ambiente natural degradado e redução de impactos negativos do ambiente construído.

O Cultural, é composto pelos que trabalham para adequar hábitos e tradições aos novos desafios que o tempo presente nos apresenta, interconectando todos os participantes e tornando nossa comunidade cada vez mais unida.

O econômico, envolve os que possuem a missão de repensar produção, distribuição e consumo, incluindo financiamento e viabilidade de empreendimentos desenvolvidos pela AFA e demais integrantes da Coalizão A+.

Por fim, o núcleo social inclui os que visam reduzir as desigualdades nas comunidades onde atuamos e entre seus integrantes.

A estrutura administrativa da AFA foi pensada para refletir tal ordenamento. Por esta razão, foram criados dois órgãos deliberativos, os conselhos Diretor e Fiscal, compostos por quatro integrantes cada, sendo um representante de cada núcleo.

Cada grupo ou iniciativa possui autonomia para decidir a respeito dos temas sobre os quais se debruça. Quando o assunto extrapola seus limites, a tomada de decisão passa a envolver os demais integrantes do núcleo de que faz parte. Da mesma forma, quando extrapola os limites do núcleo, os demais passam a tomar partido e a decisão passa a ser da AFA como um todo.

Este processo de tomada de decisão ascendente foi o primeiro grande questionamento do cartório. Tivemos que deixar claro que, apesar de decisões importantes serem tomadas de forma autônoma por cada membro da AFA, todas seriam por ela chanceladas, passando a ser responsabilidade de seu Conselho Diretor.

Confiança mútua é essencial para nossa operação e aos poucos estamos formando um manual de conduta para orientar nossas ações, ainda assim, o estatuto é o dispositivo que nos protege legalmente. Temos certeza que detalhar um pouco mais os termos que descrevem nossa forma de interagir aumentou a segurança jurídica, nos permitindo trabalhar com tranquilidade.

Distribuição de atividades dentro do conselho diretor

Outro ponto de contestação foi a organização interna do conselho diretor. Em sua primeira versão, o estatuto atribuía ao conselho todas as obrigações exigidas legalmente, sem definir qual integrante seria responsável por cada tarefa, ou como estas seriam realizadas.

Dado que não há diferenciação entre conselheiros, uma vez esclarecida a questão da responsabilidade, nos foi autorizado manter a flexibilidade para distribuir as tarefas conforme a conveniência de cada gestão.

Contudo, foi necessário esmiuçar mais as tarefas, sobretudo em relação aos prazos em que seriam realizadas. O resultado foi extremamente positivo, pois evitamos de trocar o pneu com o carro em movimento, antecipando algumas questões que seriam problemáticas caso surgissem ao longo do exercício da primeira gestão.

Com isso, acreditamos que o risco de eventuais conflitos foi minimizado, tornando as arestas de nossa estrutura administrativa horizontal mais polidas. Indo além, economizamos tempo, que seria inevitavelmente gasto em retrabalho, pois alteramos a ordem de algumas atividades para racionalizar todo o processo.

Resumo da ópera

Não precisamos esconder que nossa falta de experiência na área dificultou o registro. O receio de enrijecer a operação e atolar a AFA em ritos burocráticos gerou lacunas na versão inicial de seu estatuto que seriam nocivas para seu próprio funcionamento.

Ter buscado entender a origem dos questionamentos, ao invés de simplesmente contestá-los ou acatá-los, nos fez perceber antecipadamente possíveis problemas que iríamos encontrar adiante. Damos os devidos créditos para a equipe do oficial de registros, com destaque para a escrevente Adriana Costa de Souza Buitoni, pois apontaram a existência de tais lacunas com precisão.

Após a análise criteriosa pela qual o documento foi submetido, nos sentimos mais confiantes para realizar nosso trabalho. Temos certeza que ficou mais claro, para todos os envolvidos, quais são os limites da ação individual, definidos para que o coletivo não seja prejudicado.

A dica que queremos deixar para quem deseja constituir uma entidade sem fins lucrativos que pretendem atuar através de uma estrutura administrativa horizontal, é que busque o diálogo com quem irá analisar a documentação o mais rápido possível.

Os questionamentos serão inevitáveis, mas não devem ser interpretados como obstáculos a serem contornados, mas fragilidades que colocam em risco seus integrantes e por isso demandam maior atenção.

Nossa experiência atesta que a intenção de quem questiona é auxiliar, zelando pelo bom funcionamento da entidade que será formalizada. São pessoas capacitadas, experientes e também acham muito estranho que associações anarquistas tenham presidentes, então confie que é possível fazer diferente, desde que tenha paciência e saiba escutar.

Caso queira se aprofundar nos detalhes, conhecer nosso estatuto ou saber mais sobre as etapas do processo, não hesite em nos contactar, pois será um prazer ajudar!